THE WORK
支援内容
- 関わった方
- 受注事務・購買・経理の担当者と、管理部門の責任者
- 業務の場面
- 改善の要望が部署ごとに出ており、手を付ける順番を決める段階
BACKGROUND
ご相談の背景
電子部品メーカーの管理部門では、受注・購買・経理の担当者が、注文内容の転記、納品書や請求書の作成、取引先への連絡を手作業で行っていました。改善の要望は部署ごとに出ていましたが、どの作業に時間がかかっているかが分からず、手を付ける順番を決められませんでした。
APPROACH
着眼点
まず作業の一覧を作り、担当者に2週間、作業ごとの時間と件数を記録してもらいました。作業時間と実現の難しさを軸に自動化の候補を評価し、着手順を検討しました。
OUTPUT
実施内容
記録をもとに部署と作業の種類ごとの時間を集計し、受注事務は転記、経理は集計、購買は確認と連絡に時間が集まっていることを示しました。自動化・効率化の候補を効果と難しさで評価し、三つの段階に分けた一年間の計画と、効果の測り方を決めました。第1段階は、注文内容の転記と、納品書・発注書の作成の自動化から始めることにしました。
CHANGE
成果
部署ごとに出ていた要望を、作業時間という同じ基準で比べられるようになりました。自動化する作業の順番も、記録をもとに受注事務・購買・経理の三つの部署で決めました。