属人化したBI集計業務のクラウド移行

集計とレポート配信を担う担当者の退職で、月次業務が止まりかねない状況でした。手順の文書化と代行から始め、要件定義、クラウドのBI環境への段階移行、講習までを一貫して担いました。

THE WORK

支援内容

BACKGROUND

共同配送の事業会社では、加盟各社向けの実績集計と配信を、専門知識が必要なBIツールで行っていました。ドキュメントがなく、担当者の退職で内容を把握できる社員がいなくなりました。配信先は各社の担当者で、他社の情報を誤って共有できないという制約もありました。

APPROACH

まず月初の作業を文書化して代行し、業務を止めずに移行の準備を進める順序にしました。既存の集計表をすべて棚卸しし、使用目的と頻度から優先順位を付けて、スプリント単位で移行する計画としました。構成案は複数提示し、基幹システムの連携先に合わせてAzureとクラウド版BIツールの組み合わせを選びました。

OUTPUT

棚卸しした集計表をスプリント単位で、データ加工フローとクラウド版BIツールのワークブックに順次置き換えました。会社ごとに情報を分けた配信用のワークブックと、自動メール配信の仕組みも用意しました。後半のスプリントは、お客様側で開発できるよう講習と技術フォローを行いました。

CHANGE

退職後も月次の配信は途切れず、集計の内容はフローと設計書で確認できる状態になりました。旧ツールとの違いから始めるハンズオン講習を経て、担当者自身が集計表を作る体制に移りました。

LET’S TALK

困っていること、変えたい仕事、実現したいこと。整理するところから一緒に考えます。