THE WORK
支援内容
- 関わった方
- 営業・設計・生産管理・製造・物流・経理の担当者と、部門の責任者
- 業務の場面
- 部署ごとに出ていた改善の要望を、全体の見直しにまとめる段階
BACKGROUND
ご相談の背景
受注生産の制御盤メーカーでは、受注から検収までの情報が、基幹システム、部署ごとのExcel、メールに分かれていました。営業は納期の問い合わせのたびに各部署へ確認し、経理は月末に検収済みの案件をExcelで突き合わせていました。改善の要望も、部署ごとにばらばらに出ていました。
APPROACH
着眼点
個別の要望に応える前に、一つの案件が受注から検収まで進む道筋を、部署をまたいで一枚の図に描くことにしました。「誰が・何を・どの帳票やシステムで」扱っているかを書き出し、同じ内容を二度入力している箇所と、確認を待って止まっている箇所に印を付けていきました。
OUTPUT
実施内容
聞き取りと帳票・Excel・メールの確認をもとに、部署と工程を軸にした業務フロー図を作り、各部署で確かめました。課題は入力の重複・情報の分断・確認の遅れに分けて原因をたどり、案件番号で情報をつなぐ、入力は一度だけにする、遅れと未検収は自動で知らせる、という三つの方針と見直し後の流れをまとめ、次のシステム更新の要件としても記録しました。
CHANGE
成果
部署ごとの要望を受注から検収までの流れに沿って整理し、責任者の会議で着手順を決めました。最初の対象には、案件番号による情報の共有と、工程の進み具合を一覧にする取り組みを選びました。