購買ワークフローの設計と構築

購買申請がどこで止まっているか分からず、関係者はメールや電話で確かめていました。承認条件を整理し、申請から発注・検収までを一つの申請番号で追える仕組みにしました。

THE WORK

支援内容

BACKGROUND

物品を購入する際は、申請者がメールで上司の承認を取り、購買担当がExcelに転記して発注していました。差し戻しの理由もメールにしか残らず、担当者が不在だと経緯をたどれませんでした。注文済みか申請中かが分からず、同じ依頼が重複することもありました。

APPROACH

金額・購入区分・予算に応じた承認条件と不在時の代行を定め、同じ情報を繰り返し入力しない流れを設計しました。

OUTPUT

申請内容と承認履歴を一つの記録にまとめ、誰の手元で止まっているかを一覧で示しました。承認済みの内容は、入力し直さずに発注へ引き継げるようにしました。

CHANGE

申請の状況は画面で確認でき、購買担当の作業は転記から変更・例外の確認に移りました。

LET’S TALK

困っていること、変えたい仕事、実現したいこと。整理するところから一緒に考えます。